Zitadell

ACCESSDATABASER - Att organisera information


INLEDNING
En databas är en organiserad samling av information. Informationen är uppdelad i kategorier som är oberoende av varandra. Strävan skall vara att varje värde inom en kategori bara finns på en plats i databasen. Inom varje kategori skall ett eller flera värden kunna beskriva resten av värdena i samma kategori. Låter det krångligt? Ta t.ex. kategorin "kunder". Den bör innehålla kundnamn, adress, postnummer & ort, telefon d.v.s. allt som har med kundföretaget att göra. Av alla värden inom kategorin kunder skall vi då hitta något som beskriver de övriga värdena d.v.s. de andra värdena skall vara relaterade till enbart detta unika värde. För att göra det enkkelt kan vi t.ex. använda kundnamnets första tre bokstäver tillsammans med ett nummer, precis som de svenska nummerplåtarna på bilar. Detta värde kopplar vi sedan till andra kategorier t.ex. kategorin beställning som bör innehålla värdet kund, d.v.s. vem som gjort beställningen. Varje kund kan ha gjort flera beställningar men varje beställning innehåller förhoppningsvis enbart en kund. För att inte behöva ange alla uppgifter om kunden för varje beställning så kopplar vi enbart det unika värdet som finns i kundkategorin till beställningskategorin och kan på så sätt automatiskt få upp all önskad information om kunden i beställningsformuläret. På samma sätt kan vi i kundformuläret få upp alla beställningar som kunden gjort. När alla kategorier är klara och kopplade automatiserar man databasen vilket vi inte skall gå in på.

TILL VILKEN NYTTA?
En databas behövs för att samla sin information. Istället för att ha en massa pärmar och pappershögar är informationen samlad i en databas och man har möjlighet att snabbt hitta det man söker efter. Eftersom all information i en databas är relaterad så finns möjligheten att visa hur olika typer av information är relaterade till varandra. T.ex. snittvärdet på varje beställning, beställningar per år, vem har gjort flest beställningar av en viss produkt m.m. Detta ger en otrolig flexibilitet när man söker efter faktorer som påverkar försäljningen. Ett snabbt svar till en kund är dessutom lika med en hög servicenivå och ger ett proffsigt intryck som ofta resulterar i merförsäljning.


PLANERA DITT BEHOV - Strukturera din verksamhet


INLEDNING
Att planera sitt behov är inledningsvis det absolut viktigaste och kanske svåraste. Du skall mer eller mindre göra en teoretisk beskrivning av din verksamhet för att sedan använda som grund för databasen. Det finns många böcker om detta ämne och vi rekommenderar böckerna som ges ut av Microsoft press samt IDG:s böcker om Microsoft Access.

STRUKTURERA
Börja med att fundera ut vilken information som du skall kunna få ut ur databasen t.ex. kundnamn, ordervärde, leveranstid etc. Efter detta funderar du ut vad som måste finnas inmatat för att kunna få ut denna information. För att få ut ordervärde måste det finnas en kvantitet och pris per enhet => kvantitet * pris = ordervärde (mycket förenklat). När du har gjort detta så kan du fylla i formuläret nedan och skicka till oss. Vi går igenom det och ger dig en idé om vad det kommer kosta att tillverka databasen. Denna hjälpen ger vi självklart kostnadsfritt. SÄTT IGÅNG!



FÖRFRÅGAN
Namn Telefon
Företag Fax
Adress E-mail
Pnr/Ort Mobil

Verksamhet Antal användare
Kryssa nu i vilka kategorier som du tror dig behöva
Kunder
Kontaktpersoner
Leverantörer
Lager
Beställning
Produktkategorier
Beställningserkännande
Artiklar
Egen 1:
Egen 5:
Egen 2:
Egen 6:
Egen 3:
Egen 7:
Egen 4:
Egen 8:

Övrig information fyller du i här, gärna en detaljerad förklaring eller idé.



Vi ser fram emot din förfrågan och hoppas kunna vara till hjälp.

Till startsidan
Zitadell HB
Ridhusgatan 7
302 32 Halmstad
Org.Nr: 969647-8842
Mobil: 070 512 40 48
Fax: 035 12 03 47
email: info@zitadell.com